Prawidłowe rozliczenie faktury korygującej in minus stanowi istotny element księgowości każdego przedsiębiorstwa. Poznaj zasady jej wystawiania oraz dowiedz się, jak właściwie przeprowadzić proces korygowania podatku VAT zgodnie z aktualnymi przepisami.
Czym jest faktura korygująca in minus u nabywcy?
Faktura korygująca in minus to dokument wystawiany przez sprzedawcę, zmniejszający wartość pierwotnie wystawionej faktury. W praktyce gospodarczej służy do skorygowania zawyżonej kwoty transakcji, najczęściej w przypadku zwrotu towaru, udzielenia rabatu posprzedażowego lub zmiany ceny.
Z perspektywy nabywcy, otrzymanie takiej faktury wiąże się z obowiązkiem skorygowania odliczonego wcześniej podatku VAT. Zgodnie z art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, nabywca musi obniżyć kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym zostały uzgodnione i spełnione warunki obniżenia podstawy opodatkowania.
Definicja i cel faktury korygującej
Faktura korygująca stanowi dokument księgowy służący do wprowadzania zmian w danych zawartych w fakturze pierwotnej. Jej głównym zadaniem jest modyfikacja podstawy opodatkowania oraz kwoty należnego podatku VAT, dokumentując tym samym zmiany warunków transakcji między stronami.
Kiedy wystawia się fakturę korygującą in minus?
- zwrot towarów przez nabywcę (wady, uszkodzenia, niezgodność z zamówieniem)
- udzielenie rabatu posprzedażowego
- korekta pomyłek cenowych na fakturze pierwotnej
- rozliczenie skonta (rabatu za szybszą płatność)
- korekta błędnie naliczonych opłat dodatkowych
Jak rozliczyć fakturę korygującą in minus u nabywcy?
Rozliczenie faktury korygującej in minus przez nabywcę podlega regulacjom art. 86 ust. 19a ustawy o VAT. Moment korekty nie zależy od fizycznego otrzymania faktury korygującej, ale od uzgodnienia i spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania z wystawcą dokumentu.
Procedura rozliczenia faktury korygującej
- Weryfikacja formalnego uzgodnienia warunków korekty ze sprzedawcą
- Zmniejszenie kwoty VAT naliczonego w ewidencji za odpowiedni okres rozliczeniowy
- Sporządzenie dokumentu wewnętrznego (w przypadku braku faktury korygującej)
- Dołączenie otrzymanej faktury korygującej do dokumentacji
- Archiwizacja dokumentów potwierdzających uzgodnienia
Wpływ SLIM VAT na rozliczenie faktur korygujących
Pakiet SLIM VAT wprowadził znaczące zmiany w rozliczaniu faktur korygujących in minus. Najważniejszą modyfikacją jest rezygnacja z warunku posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Sprzedawca może obniżyć podstawę opodatkowania i podatek należny w okresie wystawienia faktury korygującej, pod warunkiem udokumentowania uzgodnienia warunków z nabywcą.
Podstawa prawna i dokumentacja faktury korygującej
Podstawę prawną stanowi art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, określający zasady momentu rozliczenia korekty i obniżenia podatku naliczonego. Przepisy wskazują na obowiązek zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki korekty zostały uzgodnione i spełnione, niezależnie od fizycznego otrzymania dokumentu korygującego.
Wymogi prawne dotyczące faktur korygujących
Faktura korygująca in minus wymaga spełnienia określonych wymogów formalnych zgodnie z ustawą o VAT. Dokument musi zawierać standardowe elementy faktury oraz dodatkowe informacje:
- numery korygowanych faktur wraz z datami ich wystawienia
- pozycje podlegające korekcie z wartościami przed i po zmianie
- przyczynę korekty
- dokumentację potwierdzającą uzgodnienie warunków
- datę uzgodnienia korekty
Prawidłowe udokumentowanie uzgodnień między stronami może przyjąć różne formy, takie jak korespondencja mailowa, protokół zwrotu towaru czy aneks do umowy. Data uzgodnienia stanowi punkt odniesienia dla określenia właściwego okresu rozliczeniowego, co ma znaczenie podczas ewentualnej kontroli podatkowej.
Dokumentacja i uzgodnienia z nabywcą
W procesie korygowania faktur in minus fundamentalne znaczenie ma właściwe udokumentowanie uzgodnień. Gdy nabywca musi obniżyć VAT naliczony przed otrzymaniem faktury korygującej, powinien sporządzić dokument wewnętrzny zawierający:
- szczegółowy opis okoliczności uzgodnienia korekty
- wartość korekty
- wskazanie pierwotnej faktury
- warunki dokonania zmiany
- potwierdzenie wcześniejszych ustaleń
W przypadku faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF, nabywca, który wyraził zgodę na taką formę dokumentacji, dokonuje korekty VAT naliczonego w okresie otrzymania faktury korygującej w systemie. Otrzymanie faktury korygującej bez wcześniejszych uzgodnień również zobowiązuje do zmniejszenia VAT naliczonego.
Interpretacje indywidualne i ich znaczenie
Interpretacje indywidualne wydawane przez organy podatkowe stanowią praktyczne wsparcie dla podatników w zakresie stosowania przepisów art. 86 ust. 19a ustawy o VAT. Zapewniają one ochronę prawną i pewność w kwestiach takich jak moment obniżenia podstawy opodatkowania czy procedura rozliczenia faktury korygującej in minus.
Rola interpretacji indywidualnych w rozliczeniach
Interpretacje indywidualne pomagają rozstrzygać złożone kwestie podatkowe, szczególnie w nietypowych sytuacjach. Organy podatkowe często wskazują, że:
- obniżenie VAT naliczonego następuje w okresie uzgodnienia i spełnienia warunków korekty
- dokument wewnętrzny może stanowić podstawę do korekty przy braku faktury korygującej
- późniejsze otrzymanie faktury korygującej nie wymaga dodatkowych korekt
- uzgodnienia warunków korekty mogą być dokumentowane w różnych formach
- moment rozliczenia korekty jest niezależny od daty otrzymania fizycznej faktury
